La conservazione elettronica obbligatoria ha rivoluzionato modalità e procedure di archiviazione dei documenti aziendali importanti. Questo particolare sistema di archiviazione digitale infatti offre molti vantaggi rispetto ai tradizionali sistemi.
Che cos’è la conservazione elettronica obbligatoria
La conservazione elettronica (o conservazione sostitutiva) è una particolare archiviazione informatica di dati e documenti che nulla ha a che vedere con il semplice salvataggio dei file su PC.
Per poter parlare di conservazione sostitutiva infatti è necessario che il salvataggio dei file sia effettuato seguendo le precise regole definite dall’AGID (Agenzia per l’Italia digitale). Queste regole prevedono una serie di processi informativi e normativi atti a garantire il massimo livello di sicurezza di archiviazione dei dati e dei documenti. Per esempio si prevede la nomina di un Responsabile di Conservazione che redige e aggiorna il Manuale di Conservazione.
Le aziende che seguono correttamente queste regole possono conservare in digitale, senza doverli stampare su carta, anche quei documenti fiscali che prevedono l‘archiviazione di legge.
La conservazione elettronica è diventata obbligatoria in Italia con l’introduzione delle fatture elettroniche. Già dal 2014 infatti le pubbliche amministrazioni inviano e ricevono le e-fatture. Quindi si è reso necessario da subito disporre di un sistema di archiviazione digitale a norma.
Ad oggi l’obbligo di conservazione elettronica resta limitato alle fatture clienti e fornitori che fanno parte di una numerazione nella quale sia presente almeno una fattura elettronica. Questi “sezionali” devono essere tenuti in conservazione per 10 anni.
I vantaggi della conservazione elettronica aziendale
Ogni buon imprenditore o responsabile amministrativo sa che l’efficienza di un’azienda dipende molto da:
- accessibilità dei documenti importanti in tempi rapidi e con la certezza che siano integri e completi, anche per molti anni;
- possibilità di fare ricerche strutturate per trovare i documenti giusti in ogni diversa esigenza e con il minor sforzo;
- proteggere i documenti in sicurezza da eventi catastrofici come furti o incendi.
Altro punto sempre più fondamentale è riuscire ad abbattere l’impatto ambientale generato ogni anno dalla stampa di migliaia di pagine di documenti come:
- libri contabili
- estratti conto
- DDT
- note spese
La conservazione elettronica risponde nel modo migliore a ognuno dei punti sopra indicati e nel pieno rispetto delle norme vigenti.
Il servizio ‘all inclusive’ di MKT
Le rigide regole in materia di conservazione elettronica di cui abbiamo parlato sopra potrebbero scoraggiare le aziende a implementare un sistema complesso e costoso. Per questo motivo la normativa prevede la possibilità di delegare questi oneri a servizi esterni specializzati.
Il Servizio di Conservazione MKT si occupa di gestire in automatico tutti gli aspetti obbligatori per legge in merito alla conservazione dei documenti aziendali. Ti garantiamo non solo la completa aderenza alle norme vigenti ma il continuo aggiornamento dei sistemi in base alle nuove richieste del legislatore e dell’Agenzia delle Entrate.
Automatizzare i processi di conservazione vuol dire infine potersi dedicare agli aspetti più interessanti della propria azienda. Contattaci e scopri con i nostri esperti normativi come migliorare l’efficienza della tua azienda.
