Archivio documenti sicuro
Tutti i documenti, file e email vengono salvati nel database SQL locale o cloud per non perdere mai alcun dato importante
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Tutte le informazioni, dati e file sono condivisi in tempo reale su tutte le postazioni software e cloud
La filosofia della Gestione Documentale
La gestione documentale e il protocollo sono attività importanti per una efficiente gestione della propria attività, qualunque essa sia.
Il software MKT-Director è il supporto ideale per organizzare e rintracciare facilmente i documenti elettronici e condividerli dentro e fuori l’ufficio.
Le funzionalità del software di gestione documentale MKT-Director ricalcano gli stessi criteri che si utilizzano nell’archiviazione tradizionale dei documenti. Con l’applicativo si gestiscono integralmente Archivi, Documenti, Contatti, Anagrafiche e Rubriche che vengono protocollati e memorizzati in modo da rintracciarli facilmente nella logica del processo.
Per semplicità di utilizzo MKT-Director è un “sistema ponte” che raccoglie in un unico contenitore sia le vecchie che le nuove modalità di comunicazione e aiuta ad affrontare con sicurezza i nuovi modelli di organizzazione di lavoro.
Oltre al document management di base consente anche la moderna archiviazione documentale secondo le norme ministeriali grazie all’integrazione del servizio di Conservazione Digitale per le fatture e altri documenti fiscali dell’azienda.
Funzionalità del software MKT-Director
MKT-Director è un sistema professionale di archiviazione documentale, CRM e gestione documenti collegato con il protocollo informatico, la posta elettronica certificata PEC e perfettamente integrato con la messaggistica unificata MKT.
La tecnologia integrata Client Server e Mobile Web consente di sfruttare pienamente tutte le risorse aziendali e ottenere in tempi brevi e a costi ridotti:
- il miglioramento dell’efficienza nella gestione delle informazioni
- la condivisione della memoria storica aziendale in un unico database
- la rintracciabilità in tempo reale di tutti i documenti
- il risparmio di tempo nella gestione degli invii massivi
Il cuore del sistema è un unico database che risiede a scelta del Cliente presso la propria sede o in Cloud presso il ServerWeb di MKT e a cui accedono tutti gli utenti collegati in rete locale e remota tramite applicativo Client SW oppure da Web Mobile per gestire le comunicazioni e i documenti in modo riservato e protetto.
Centro Assistenza
- l’assistenza telefonica finalizzata alla rapida soluzione delle problematiche tecniche relative a MKT-Director;
- la manutenzione in teleassistenza su richiesta del cliente per i possibili interventi a MKT-Director che consiste nell’intervento effettuato in remoto via internet da parte di MKT direttamente sulla tastiera del PC del CLIENTE in presenza di adeguata tecnologia (Remote Administrator o equivalenti).
- gli aggiornamenti relativi al software che possono riguardare: – adeguamento nel tempo alle leggi vigenti; – nuove release contenenti migliorie apportate ai programmi; – Correzione di eventuali malfunzionamenti ed anomalie riscontrate; – Adeguamento alle nuove versioni del sistema operativo.
I servizi di Assistenza Telefonica, Manutenzione e Aggiornamento vengono forniti gratuitamente per i primi 12 mesi dalla data di fatturazione del Prodotto Software MKT-Director e si intendono inizialmente rinnovati a canone fino alla fine dell’anno successivo salvo disdetta di una delle parti da inviarsi a mezzo raccomandata AR almeno 60 giorni prima di ogni scadenza. E così di seguito di anno in anno. Il canone di rinnovo annuale da corrispondere in via anticipata per tali servizi sarà pari al 25% del prezzo di listino (esposto in fattura) del Prodotto Software MKT-Director acquistato.
Il software è estremamente semplice da imparare grazie al manuale online.
Nessun limite né di tempo né di memoria del database. La versione è però esclusivamente mono postazione e non sarà quindi possibile condividere i dati del database Freeware su altre postazioni o online. La versione consente inoltre di provare per 30 giorni la funzione “Processi”.
Premesso che ad ogni evento di MKT-Director si può allegare unicamente un solo file elettronico in quanto la regola del “Protocollo” prevede che ogni transazione venga rintracciata come evento singolo, si possono protocollare diversi file elettronici come allegati ad una e-mail.
Una soluzione per allegare ad un evento più documenti può essere la seguente: creare una cartella temporanea sul disco locale; inserire nella cartella temporanea l’e-mail e i documenti collegati a quell’evento; zippare la cartella ed inviare il file zippato “Al protocollo”; protocollare il file zippato allegandolo all’organizzazione e al contatto scelto. In questo modo quando si vorrà consultare l’allegato dell’evento si potrà aprire il file zippato e da lì aprire i vari documenti ivi contenuti. Per fare ciò è necessario ovviamente che sia installato sul PC un programma di compressione tipo WinZip o WinRar (alcuni freeware, altri a pagamento) facilmente trovabili e scaricabili in rete.
La dimensione dello schermo di MKT-Director è studiata appositamente per lasciare visibili in sottofondo anche le altre finestre dei programmi che si utilizzano durante il lavoro quotidiano. Per la loro specificità è possibile allargare a pieno schermo le finestre di “Archivio e Scrivania” e di “Agenda”. Il software dovrebbe essere lanciato in automatico quando si avvia Windows e ridotto a icona quando non serve, in modo tale che sia sempre a disposizione proprio come le agende o i planner cartacei presenti sulle nostre scrivanie.
La versione Professional MKT-Director può gestire Identità Utenti Multiple per suddivisione Eventi in Scadenzario e Agenda. Creando diversi database si possono gestire dalla stessa postazione più ditte.
La modalità più semplice e sicura di eseguire un backup dei dati di MKT-Director è quella di effettuare un salvataggio completo dei dati contenuti nella directory principale di MKT-Director (normalmente “C:\MKT-DIRECTOR\”). In questo modo si è sicuri di salvare il database (anagrafiche, contatti ecc), i protocolli e i file inseriti sull’albero della “scrivania virtuale”.
MKT-Director consente di importare ed esportare i dati manualmente. In caso di collegamenti automatici a gestionali esterni è disponibile il software di sviluppo SDK, non previsto per la versione Freeware
Il software MKT-Director funziona solo in ambiente Windows, ma è utilizzabile anche in ambiente MAC tramite emulatori PC. In generale, per far funzionare degli applicativi Windows su MAC, si consiglia di consultare anche la guida Apple.
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