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Fatturazione elettronica PA

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Approfondiamo in questo articolo le caratteristiche e i punti più salienti della fatturazione elettronica PA ripercorrendo il suo sviluppo dalla sua nascita ad oggi.

Inizio della fatturazione elettronica PA

Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza, a partire dal 6 giugno 2014, non accettano più le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e la stessa disposizione si applica, dal 31 marzo 2015, ai restanti enti nazionali e alle amministrazioni locali. Inoltre, a partire dai tre mesi successivi a queste date, le PA non possono procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica.

La circolare del ministero dell’Economia del 31 marzo 2014 n. 1 delucida i principali e più rilevanti contenuti del Decreto 3 aprile 2013 n. 55 sulla Fatturazione Elettronica PA di seguito riportati.

Termine per il caricamento delle anagrafiche in IPA e per la comunicazione ai fornitori

Le varie PA sono tenute a inserire le anagrafiche dei propri uffici competenti a ricevere le fatture nell’IPA, l’indice delle Pubbliche Amministrazioni che dovrà quindi assegnare un codice univoco al singolo ufficio e renderlo pubblico sul sito www.indicepa.gov.it
La circolare interpretativa, oltre a ricordare alle PA che è necessario comunicare tali informazioni all’IPA tre mesi prima che scatti l’obbligo di fatturazione elettronica, puntualizza che tale obbligo sussiste anche per le PA per le quali non è stata ancora definita la data di entrata in vigore. Viene altresì ricordato che le PA una volta ottenuto il codice ufficio di destinazione devono comunicarlo ai propri fornitori.

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Emissione della Fatturazione Elettronica PA

La circolare dopo avere ricordato che le fatture devono essere inviate solamente tramite il Sistema di Interscambio e non più alle singole amministrazioni, ribadisce anche che in ogni caso il Sistema di Interscambio comunicherà l’esito del recapito, sia esso positivo che negativo. In caso di mancato recapito, viene chiarito che la notifica di questo evento basta a provare la ricezione della Fatturazione Elettronica PA da parte del sistema di interscambio e quindi la trasmissione da parte dell’emittente, ossia l’emissione della fattura.

Divieto di pagamento in assenza di Fatturazione Elettronica PA

Trascorsi tre mesi dall’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica le pubbliche amministrazioni non potranno procedere al pagamento se non riceveranno la fattura nella modalità elettronica. Le fatture cartacee potranno essere accettate e pagate solo in caso siano state emesse entro in termine previsto. Viene comunque specificato che nel caso di fatture cartacee emesse prima della scadenza dei termini ma ancora in fase di processo dopo la stessa data, dovranno essere considerate valide e quindi la PA deve portare a compimento il procedimento.

Impossibilità di recapito della Fatturazione Elettronica PA

Vengono evidenziati da subito alcuni specifici casi in cui non sia possibile recapitare la Fatturazione Elettronica PA:
a- Codice Ufficio dell’amministrazione non deducibile dall’IPA. Nel caso in cui la PA è presente in IPA ma non è identificabile in modo unico il codice ufficio, il fornitore può utilizzare un apposito ufficio di fatturazione centrale “Uff_eFatturaPA”;
b- Amministrazione non censita in IPA. In questo caso i fornitori possono usare un codice di default, il SdI risponderà con una “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”. Questa notifica basterà a dimostrare che la fattura è stata emessa pur non essendo recapitata per cause non imputabili al fornitore. In questo specifico caso il fornitore potrà inviare l’attestato del SdI (che contiene la Fatturazione Elettronica) alla PA, per esempio tramite la posta elettronica, il committente dovrà quindi procedere al pagamento della stessa;
c- Impossibilità di inoltro al destinatario per cause tecniche. In questo specifico caso il SdI contatta la PA per risolvere il problema, qualora non sia possibile risolverlo il SdI invia al fornitore una notifica di “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito” e si rientra nella modalità sopra descritta.

Necessità della certificazione

Le Pubbliche Amministrazioni realizzano i processi di conservazione all’interno della propria struttura organizzativa oppure possono affidarli a soggetti esterni accreditati presso l’AgID.
Le aziende private invece possono svolgere l’attività di conservazione all’interno della propria struttura organizzativa oppure possono affidarla a soggetti esterni senza che abbiano l’obbligo di accreditamento presso l’AgID come prevede l’art 5 del dpcm del 3 dicembre 2013.

Sezionale iva dedicato con obbligo di Conservazione Sostitutiva

La circolare dell’Agenzia delle Entrate n°36 del 16-12-2006 al punto 5.3 prevede la garanzia dell’ordine cronologico senza soluzione di continuità per la memorizzazione digitale dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, e quindi anche per la fatturazione elettronica PA .
In termini pratici significa che le fatture appartenenti allo stesso sezionale iva, e quindi con numerazione progressiva, devono essere tutte conservate nella stessa modalità.

Split Payment per le fatture alla Pubblica Amministrazione

Dal 1 gennaio 2015 le fatture emesse alla Pubblica Amministrazione sono soggette allo Split Payment che significa “separazione del pagamento”. In concreto il meccanismo dello Split Payment funziona così: da una parte la Pubblica Amministrazione versa al fornitore l’importo della fattura al netto dell’IVA e, dall’altra, provvede al pagamento dell’IVA direttamente presso l’Erario.

Sanzioni per errata o mancata conservazione delle fatture elettroniche

La sanzione attinente alla non corretta conservazione delle fatture elettroniche per chi non tiene o conserva, secondo le prescrizioni, le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di II.DD. e IVA ovvero i libri, i documenti e i registri la cui tenuta e conservazione sono imposte da altre disposizioni di leggi tributarie e non rispetta le modalità obbligatorie relative alla conservazione digitale di tali documenti è punito con la sanzione amministrativa su base annua da euro 1.032,91 a euro 7.746,85. La sanzione si riduce a 1/4 se viene pagata entro 60 giorni perciò la sanzione minima va da Euro 258 a Euro 1.936 circa, a discrezione dell’Agenzia delle Entrate.

Obbligo di dichiarazione del luogo di conservazione dei documenti fiscali

Il contribuente che utilizza sistemi di CONSERVAZIONE ELETTRONICA di documenti fiscali (come le Fatture Attive) deve trasmettere tale informazione all’Agenzia delle Entrate, tramite i modelli AA7 o AA9, mediante la Comunicazione Unica, nel rispetto delle modalità e dei termini previsti dall’art. 35 terzo comma del D.P.R. n. 633 del 1972. Tale obbligo, ancorché precedentemente ritenuto non sussistente (da molte interpretazioni della norma) in quanto l’esibizione dei documenti conservati può avvenire elettronicamente presso la sede legale del contribuente, è stato ribadito dall’Agenzia delle Entrate in alcune recenti dichiarazione e documenti.

In particolare quanto sopra è stato rilevato nella circolare n° 17 del 13 maggio 2015 del CNA dove sono state raccolte le risposte ai quesiti emersi nel corso dell’incontro con i rappresentati dell’Agenzia delle Entrate, SOGEI, CONSIP e Camera di Commercio del 16 aprile 2015.

Tuttavia a Settembre 2015 l’Agenzia delle Entrate pubblica al riguardo la RISOLUZIONE N. 81/E del 25/09/2015. Non è più necessaria quindi la comunicazione del luogo di conservazione in modalità elettronica dei documenti fiscali se esiste il Manuale di Conservazione e il depositario è in grado di esibire i documenti elettronici presso la propria sede.

Svolta normativa sulla conservazione delle sole fatture elettroniche

Dalla riunione del 20 giugno 2015 del Forum Italiano sulla Fatturazione Elettronica emergono nuove possibilità riguardanti la corretta Conservazione delle fatture elettroniche appartenenti ad un sezionale misto. In attesa di una circolare scritta ufficiale da parte della Agenzia delle Entrate e fermo restando l’obbligo alla Conservazione per le Fatture Elettroniche sembra sia facoltà dell’azienda decidere se optare per una completa e corretta conservazione storica di tutte le fatture attive (analogiche ed elettroniche) o se limitarsi alla conservazione delle sole Fatture Elettroniche.

2018-10-26T17:05:27+00:00 18 Ott 2018|Fattura elettronica SDI|