Oggi cerchiamo di dare una risposa alla domanda: la nota spese cos’è e come si fa?
Ti è probabilmente capitato di dover fare una trasferta di lavoro e al ritorno sentirti dire: “Hai tenuto gli scontrini vero? Ricordati di fare la nota spese!”
Ma anche se hai una tua attività e non sai ancora come fare la nota spese puoi trovare di seguito quello che cerchi.
Cos’è la nota spese?
La nota spese è un documento in cui vengono riportate le spese sostenute da parte di un lavoratore durante una trasferta di lavoro.
In poche parole la nota spese serve a giustificare ai fini fiscali le spese aziendali minori per cui è difficile richiedere la fattura. Basti pensare a un caffè o a un pranzo da pochi euro. Infatti la nota spese fiscalmente corretta sostituisce la fattura di acquisto.
Parliamo pertanto delle spese direttamente collegate all’attività lavorativa che possiamo riassumere in:
- vitto
- alloggio
- spostamenti (auto, treno, aereo, etc.)
Detta così può sembrare semplice ma in realtà la cosa non finisce qui. Infatti lo stesso Ministero delle Finanze è stato più interpellato per fornire delucidazioni in maniera normativa e fiscale.
Per non incorrere in sanzioni infatti la nota spese deve essere fiscalmente valida. Vediamo ora quindi come non commettere errori.
Come farla fiscalmente valida
Per essere valida anche ai fini fiscali il documento di nota spese deve per prima cosa riportare l’ora e il luogo di tutte le spese sostenute.
Non solo, deve anche riportare in allegato tutte le evidenze di pagamento, come scontrini o documenti di acquisto, emesse nel momento in cui la spesa è stata sostenuta.
La nota spese a norma è quindi un elenco delle voci di spesa sostenute dal lavoratore, dettagliato e strutturato con allegati i relativi giustificativi cartacei.
Una volta compilata la nota spese deve riportare le firme rispettivamente di un’incaricato dell’amministrazione e del dipendente. A questo punto la nota spese potrà ritenersi accettata dall’amministrazione e rimborsata al dipendente se necessario.
Modello fac-simile
Abbiamo visto cosa deve contenere un foglio nota spese. Ora vediamo come si può redigere.
Per fare questo non ci sono linee guida precise e ognuno può di fatto creare la nota spese come vuole. Può essere per esempio un foglio scritto a mano o un Excel.
Qui puoi scaricare il modello fac-simile di nota spese da compilare.
Nota spese MKT per gestire tutto in cloud
Con il nostro smartphone possiamo ormai pagare, monitorare il sonno o controllare da remoto la nostra casa. Quindi perché mai non dovremmo gestire o approvare anche le varie spese aziendali?
Nota spese è la risposta MKT per gestire tutto il ciclo di richiesta e approvazione delle spese direttamente da smartphone ovunque siate tu e i tuoi collaboratori. Non solo, puoi richiedere il rimborso facendo una semplice foto col cellulare allo scontrino e poi dimenticarti di dover conservare la carta.
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- SMART – Niente più faldoni che girano per i vari uffici
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Un ‘tap’ sullo schermo dal bancone del bar e la tua richiesta di rimborso è già in fase di gestione!
