IL PROTOCOLLO


La finestra Protocollo visualizza i dati contenuti negli archivi Protocollo Inviato, Protocollo Ricevuto e "Documenti da Protocollare" o "Al Protocollo".
Il Protocollo è una funzione che permette di tenere una traccia progressiva di tutti i documenti ricevuti ed inviati che transitano dalla postazione di lavoro.

La prima fase di protocollazione di una E-mail può avvenire rintracciando il documento dalla Posta Inviata di Internet Mail e salvandolo nella cartella Al Protocollo dell'albero dell'Archivio Virtuale.

Nella finestra Protocollo si ritroverà il file appena salvato nella finestra DOCUMENTI DA PROTOCOLLARE.

Selezionando il file come Protocollo Inviato o Protocollo ricevuto (tramite gli appositi pulsanti) viene assegnato automaticamente un numero progressivo di INVIATO O RICEVUTO. Il file con l'opportuna numerazione viene trasferito nelle finestre Inviato o Ricevuto ed è a disposizione per essere allegato ad un Evento o a una Anagrafica.
Nel Protocollo la rintracciabilità del documento è sempre possibile sia in sequenza numerica che per data, facendo clic sul pulsante Dettaglio Dati.
In alcuni casi può essere utile archiviare in una cartella ad albero un documento protocollato importante. In questo caso si evidenzia il file, si fa clic sul pulsante Salva con Nome e si salva il file nella cartella prescelta.

La funzione Cerca (pulsante della barra o menu tasto destro del mouse) consente di eseguire la ricerca automatica dell'Organizzazione più probabilmente legata al file o al Protocollo: il sistema controlla le prime dieci lettere del nome del file e propone il nominativo dell'Organizzazione più probabile visualizzandone la maschera Eventi.

Su MKT-Director Freeware e PIM i numeri di protocolli sono così costituiti: AAX-NNNN, dove AA = Anno del protocollo, X = R per Ricevuto o I per Inviato e NNNN = numero progressivo.

Il Protocollo utilizza automaticamente la data impostata sul PC dell'utente per determinare l'anno di protocollazione.

I files protocollati vengono salvati in un formato criptato e compresso in una cartella riservata all'interno della cartella MKT-Director. I documenti si possono aprire solo dal protocollo (finestra inviato/ricevuto) o dagli eventi cui sono stati allegati. Nella finestra "0 Al Protocollo" si trovano i files che sono ancora da protocollare. Quando si protocolla un file viene eliminato dalla cartella "0 Al protocollo" ed inserito nella finestra Inviato e/o Ricevuto.

Attenzione!!!

Nell'area dedicata a "come si usa il software" puoi verificare come è facile protocollare e allegare i documenti

Domande comuni

  Come si usa il programma ? 

  Esistono dei filmati dimostrativi ? 

  Posso personalizzare il software ? 

  Funziona anche in rete remota in Internet ?

 

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