PROTOCOLLARE, ALLEGARE E ARCHIVIARE

In MKT-Director la data di protocollazione viene assegnata in automatico (così come il numero progressivo) e registrata nel record del file protocollato. Nell'Evento associato al Protocollo (che in genere viene creato contestualmente) vanno segnati i dati aggiuntivi relativi a note, altre date, oggetto ecc.

Per protocollare e allegare contemporaneamente i documenti la Procedura più semplice è la seguente:

-   Salvare il file del documento da protocollare nella cartella "C:\MKT-Director\0 Al Protocollo";

-   Il nome del file va assegnato indicando all'inizio il nome dell'azienda o persona referente e poi l'oggetto. Ad esempio: "MKT Srl - fattura acquisto";
-   In MKT-Director, nella finestra Protocollo si ritroverà il file appena salvato nella finestra DOCUMENTI DA PROTOCOLLARE;
-   Selezionare il file con il click del mouse;
-   Cliccare sul pulsante "Cerca" (quello con il binocolo);
-   MKT-Director si sposta sugli Eventi dell'organizzazione più simile;
-   Negli Eventi cliccare su tasto "+" per creare un nuovo evento e poi su "Protocolla" (tasto con casetta rossa);
-   Si apre la finestra "Protocolla Documento", selezionare il file da protocollare e poi cliccare su "Ricevuto" o "Inviato";
-   Se necessario integrare l'oggetto e le note e poi confermare il nuovo evento.

Il Protocollo è una funzione che permette di tenere una traccia progressiva di tutti i documenti ricevuti ed inviati che transitano dalla postazione di lavoro.

La prima fase di protocollazione di una e-mail, ad esempio, può avvenire rintracciando il documento dalla Posta Inviata di Internet Mail che viene salvato nella cartella Al Protocollo. Nel pannello generale di Director PIM si fa clic con il mouse sul pulsante Protocollo e si ritrova il file nella parte DOCUMENTI DA PROTOCOLLARE.

La seconda fase avviene confermando il protocollo con un numero progressivo di INVIATO O RICEVUTO che il sistema crea in automatico.

Con un clic del mouse sul pulsante Eventi e un doppio clic sull'Oggetto dell'evento relativo si può allegare il documento all'Evento, usando semplicemente il pulsante Allega un Protocollo e si richiama dal protocollo Inviato con due doppio clic. Con la spunta dell'Evento Avvenuto e con la conferma sul pulsante Salva Modifiche si ritorna automaticamente in Eventi dove si può controllare che il documento sia stato allegato correttamente per una facile ricerca futura.

Nel Protocollo la rintracciabilità del documento è sempre possibile sia in sequenza numerica che per data, facendo clic con il mouse su pulsante Dettaglio Dati.

In alcuni casi può essere utile Archiviare in una cartella ad albero un documento protocollato importante. In questo caso si evidenzia il file, si fa clic con il mouse sul pulsante Salva con Nome e si salva il file nella cartella prescelta.

Viceversa può essere utile allegare a un evento un file presente in archivio in una cartella ad albero. In questo caso di utilizza, negli Eventi, il pulsante Sfoglia e Allega un Documento.

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