Director CRM Moduli Aggiuntivi

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Funzionalità dei Moduli aggiuntivi di MKT-Director CRM
Qui di seguito vengono spiegate le principali funzionalità presenti nei Moduli aggiuntivi del software MKT-Director CRM.

Moduli Aggiuntivi


Modulo Group

Questo modulo aggiuntivo dispone di numerose funzioni utili alla gestione dei Gruppi di Organizzazioni presenti nell'anagrafica di MKT-Director. In particolare gestisce automaticamente l'invio  di FAX, SMS e POSTA CARTACEA in internet con collegamenti multipli dei documenti su ciascun associato del Gruppo. Questo modulo è molto utile per gestire facilmente gruppi di invio di documenti e comunicazioni via e-mail, FAX o SMS. E' utile per poter inviare in internet via POSTA CARTACEA uno stesso Testo come LETTERA o come STAMPA a diversi destinatari. Ecco di seguito una guida alle varie funzionalità.

Creare un nuovo “Gruppo di invio”
dalla scheda “Anagrafica” cliccare sul tasto “+” per aggiungere una nuova scheda;
-  inserire nel campo “Organizzazione” il nome del Gruppo (utilizzare una descrizione che identifica il gruppo es. “Potenziali Clienti Lombardia”) e compilare gli altri campi di interesse (es. nelle note inserire le operazioni che si vogliono effettuare sugli associati del gruppo);
attivare il campo check “Gruppo di invio” per trasformare il record in “Anagrafica di Gruppo”;
confermare l’inserimento per aggiungere il record al database.

Inserimento di un’Anagrafica singola in un Gruppo
dalla scheda “Anagrafica” posizionarsi sul record dell’anagrafica che si vuole inserire in un gruppo di invio, quindi cliccare sul bottone “Associa ai Gruppi” in fondo alla scheda;
si apre una finestra con 2 pagine: nella prima viene riportato l’elenco delle associazioni già esistenti per quell’anagrafica con eventuali altri gruppi (una stessa anagrafica può essere associata a più gruppi di invio) e c’è un bottone che permette di passare direttamente all’anagrafica del gruppo selezionato; nella seconda pagina è possibile creare una nuova associazione;
per creare l’associazione anagrafica->gruppo bisogna selezionare il gruppo nel quale si vuol far entrare l’anagrafica ed il contatto dell’anagrafica a cui si vuole inviare le comunicazioni e cliccare sul bottone “Crea”. IMPORTANTE! Verificare che il contatto dell’anagrafica che si vuole inserire nel gruppo contenga i dati necessari quali numero fax (per l’invio dei fax), numero cellulare (per l’invio degli sms), indirizzo e-mail (per l’invio di e-mail), dati indirizzo (per l’invio dei servizi postali);
è possibile spuntare il check in fondo alla pagina per creare in automatico un evento di ricordo sull’anagrafica che segnala quando è entrata a far parte del gruppo selezionato.

Inserimento multiplo di Anagrafiche in un Gruppo
Tramite la funzione “Operazioni Multiple / Inserimento Anagrafiche in un Gruppo” è possibile inserire velocemente un elenco “filtrato” di anagrafiche in un Gruppo:
per inserire più anagrafiche in un gruppo è necessario prima applicare un filtro sul database per estrapolare le schede anagrafiche che si vogliono aggiungere al Gruppo di invio;
una volta applicato il filtro e verificato che le anagrafiche filtrate corrispondano ai criteri di filtro impostati, selezionare dal menù “File” la voce “Operaz. Multiple” / “Inserimento Anagrafiche in un Gruppo” per inserire automaticamente le anagrafiche filtrate nel gruppo di invio che si andrà a selezionare tra l’elenco dei gruppi a disposizione;
nella maschera di inserimento anagrafiche nel gruppo viene riportato anche il numero delle anagrafiche filtrate che verranno inserite nel gruppo selezionato. Premere sul bottone “Inserisci Anagrafiche nel Gruppo” per associare le anagrafiche al gruppo selezionato;
è possibile spuntare il check “Registra Evento Inserito nel gruppo” per creare in automatico un evento di ricordo sull’anagrafica che segnala quando è entrata a far parte del gruppo selezionato.

Selezione Gruppo
Per selezionare velocemente un Gruppo:
per selezionare velocemente un “Gruppo di invio” cliccare sul tasto “Elenco Gruppi” sulla barra dei bottoni (di fianco al titolo della maschera, secondo tasto partendo da sinistra);
si apre una finestra con l’elenco dei gruppi presenti nel database. Cliccare sul tasto “Aggiorna lista gruppi” per aggiornare la lista dei gruppi disponibili;
selezionare il gruppo di interesse e cliccare sul bottone “Seleziona” per andare alla maschera anagrafica del “Gruppo di invio”;
per effettuare delle operazioni sul gruppo cliccare sul bottone “Gestione Gruppo”.

Operazioni sul Gruppo
Le operazioni disponibili sul Gruppo sono:
Invia E-mail al Gruppo – per inviare un’email generica agli associati del Gruppo;
Invia Fax – per inviare Fax generici e personalizzati di Gruppo tramite il servizio MKT-Message;
Invia Sms – per inviare Sms generici e personalizzati;
Invia Lettera – per effettuare del mailing postale;
Salva Elenco Gruppo (per esportare in Excel l’elenco degli associati al Gruppo).
Per eseguire un’operazione cliccare sul bottone corrispondente e seguire le istruzioni a video. E’ possibile generare un evento sia sull’anagrafica di gruppo che su tutte le anagrafiche degli associati appartenenti al gruppo come “ricordo” e per storicizzare l’operazione effettuata ed i servizi eventualmente inviati (si può protocollare il documento gestito).

Trasferisci Associati in altro Gruppo
E’ possibile trasferire gli associati da un gruppo all’altro tramite un click (ATTENZIONE! L’operazione non è reversibile).


Modulo Action

La funzione Attività di MKT-Director consente di tenere traccia di tutte le attività quotidiane di natura temporale con i relativi dati di: soggetto, durata, descrizione ed esito. Alcuni esempi di attività facilmente monitorabili possono essere le telefonate di consulenza o assistenza fatte con clienti, creazione di lettere o documenti per in certo cliente/progetto, assegnazione ad un certo centro di costo di parte della propria attività giornaliera. A queste attività da tenere monitorate in tempo reale possiamo aggiungere altri tipi di attività svolte fuori ufficio per le quali il modulo ACTION facilita il compito di creare una registrazione da utilizzare in fase di rendicontazione.

Creazione di una nuova attività.
Per creare ed iniziare una nuova attività si procede come segue:
  -  ci si posiziona sull'anagrafica dell'organizzazione (cliente, centro di costo ecc.) per cui si sta svolgendo questa attività;
  -  si clicca sul pulsante "Nuova Attività" presente sulla barra rossa dei pulsanti di MKT-Director;
  -  nella maschera "Nuova Attività" che compare, si seleziona l'interlocutore aziendale e si scrive o seleziona l'oggetto dell'attività;
  -  il timer della maschera "Nuova Attività" sta già conteggiando il tempo che stiamo impiegando per svolgerla e continuerà a conteggiarlo fino a quando l'attività verrà completata;
  -  prima di confermare la maschera è necessario completarla con una breve descrizione, qualche nota aggiuntiva e l'esito;
  -  alla conferma della maschera "Nuova Attività" corrisponde l'inserimento automatico negli Eventi dell'Organizzazione selezionata di un nuovo Evento avente data del giorno, durata pari al tempo registrato dal timer, oggetto e descrizione come inseriti in maschera.
E' possibile avviare più attività contemporaneamente senza chiudere le precedenti poiché ad ogni nuova attività creata la precedente viene messa in PAUSA (il suo timer viene fermato) mentre è attivo il timer della nuova creata. Quando viene confermata o chiusa una attività, viene riavviato il timer dell'attività precedente che così diventa l'attività corrente.

Report Attività
Dal menù "Attività" di MKT-Director è possibile accedere alla funzione "Report Attività" che consente di analizzare ed esportare in Excel le attività svolte in un certo periodo. Più in generale, il Report consente di analizzare tutti gli Eventi presenti nel database raggruppati per Tipo Evento. Nella selezione è possibile indicare una particolare Organizzazione o una particolare Identità Utente su cui si vuole focalizzare l'analisi. Dopo aver confermato la selezione si apre automaticamente Excel (o altra applicazione che gestisce i file .xls) e viene visualizzato il primo dei quattro fogli creati dall'analisi. Il foglio REGISTRO contiene l'elenco ordinato temporalmente delle attività svolte con relativi dati. Il foglio ORGANIZZAZIONI riporta una sintesi delle attività svolte per ogni Organizzazione presente nel Registro con il numero totale delle attività e delle ore impiegate, suddiviso anche per identità dell'operatore. Il foglio UTENTI riporta la sintesi delle attività svolte da ogni identità utente/operatore, anche suddivise per Organizzazione. Per ultimo il foglio ATTIVITA' che raggruppa le attività svolte per Oggetto in modo da poter analizzare quantitativamente l'incidenza di un certa attività sul totale dei dati analizzati. Se nella maschera di selezione si era scelta una certa Organizzazione, tutti i dati del report riguardano solo quella Organizzazione e il file Excel creato dal report costituisce un utile ausilio per documentare una attività svolta per conti di terzi.


Modulo Processi Qualità
Il concetto di "PROCESSO" è tipico dei sistemi di Controllo della Qualità e una sua definizione potrebbe essere: "Insieme di attività correlate, che trasformano input in output" (ISO 12207), finalizzate alla realizzazione di un obiettivo. Nei sistemi di Qualità i PROCESSI sono descritti e regolati dalle Procedure della Qualità e dalle Istruzioni della Qualità. Ad esempio sono "PROCESSI" la gestione di un Ordine Cliente, la preparazione di un Preventivo, la gestione di un Progetto complesso, la preparazione dell'Analisi di un Software. Essendo il PROCESSO un insieme di attività correlate, ne risulta che quasi sempre queste attività sono trasversali all'azienda e riguardano più soggetti (Clienti, Fornitori, personale interno, consulenti) che concorrono a fornire gli input del processo e a fruire degli output.

In MKT-Director CRM, i PROCESSI consentono, in modo simile alle Anagrafiche/Organizzazioni, di raccogliere e collezionare in modo omogeneo informazioni (nominativi dei Contatti, Eventi, Documenti) relativi ad un certa istanza di Processo. I Processi costituiscono una vista trasversale delle stesse informazioni già normalmente presenti in MKT-Director e creano un nuovo percorso di navigazione nelle informazioni. Rimane comunque prioritario lo schema organizzativo per Anagrafica/Organizzazione che costituisce l'ossatura centrale dell'applicativo.

L'ambiente del Processo è costituito da una prima finestra contenente i dati descrittivi e riepilogativi del Processo a cui sono collegate una visualizzazione Contatti Progetto e una visualizzazione Eventi Progetto:
-  La finestra Contatti raccoglie i collegamenti a nominativi dei Contatti provenienti da altre Organizzazioni che concorrono al Processo;
-  La finestra Eventi riporta la lista e i dettagli dei vari Eventi (con relativi documenti allegati) che sono collegati al Processo.

Con l'opzione PROCESSI attiva, l'interfaccia utente di MKT-Director CRM viene modificata in modo da essere suddivisa in due sotto-ambienti paralleli: la Gestione Organizzazioni e la Gestione Processi. Il passaggio da "Ambiente Organizzazioni" ad "Ambiente Progetti" è semplice e immediato e cambia il significato e il funzionamento dei vari pulsanti di scorrimento e ricerca. Ad esempio la barra di scorrimento si sposterà da un processo ad un altro e le ricerche per contenuto saranno finalizzate ai campi dei Processi o dei Contatti ed Eventi collegati a Processi. Gli Eventi possono essere caricati sia da ambiente Processo che da ambiente Organizzazione ma sono sempre e comunque collegati ad una sola Organizzazione che coincide con quella del "Referente" dei Contatti. I Contatti del Progetto si popolano automaticamente man mano che vengono associati dei nuovi eventi al Processo in quanto per ogni evento viene aggiunto in automatico il relativo nominativo dei Contatti associato all'Organizzazione su cui è stato memorizzato l'evento. L'associazione di un certo Evento al Processo può essere effettuata anche da ambiente "Organizzazione" semplicemente associando, in fase di inserimento o modifica, l'evento ad un certo progetto.


Conservazione Sostitutiva Documenti
MKT-Director effettua l'archiviazione elettronica memorizzando i file nel suo Protocollo e associandoli come allegati a Eventi e Organizzazioni. Il Modulo opzionale K-Archive aggiunge all'archiviazione documentale la Conservazione Sostitutiva Documenti conforme ai requisiti della legge italiana ed europea (secondo gli standard tecnici previsti dalla Deliberazione CNIPA n. 11/2004 e successive note esplicative) per dare valore legale ai documenti dell'azienda sempre a portata di mano in MKT-Director.

L'opzione K-Archive utilizza un software specifico per l'apposizione della firma elettronica con valore legale e per la cifratura a protezione delle informazioni riservate con le seguenti caratteristiche:
  - Sofisticate tecniche di firma digitale e cifratura a chiave asimmetrica che consentono un elevato livello di sicurezza degli archivi e di protezione dell'accesso alle informazioni;
  - Ai documenti memorizzati vengono apposte firme digitali e marche temporali con valore legale per garantirne la validità nel tempo;
  - Il supervisore del sistema ha a disposizione funzioni avanzate per proteggere i dati dall'accesso da parte di personale non autorizzato e garantirne la loro riservatezza tramite cifratura a norma della legge 196-2003;
  - Il sistema adotta le misure di sicurezza per la conservazione degli archivi informatici previste dalla direttiva CNIPA n.11/2004 e offre al responsabile di tale procedimento gli strumenti per verificare e garantire l'affidabilità della conservazione dei documenti;
  - Il valore probatorio dei documenti firmati digitalmente dal sistema viene conservato nel tempo tramite l'inserimento delle "impronte" dei documenti in un file indice che viene periodicamente firmato e corredato di una marca temporale.




Modulo Protocollo Informatico
MKT-Director CRM effettua l'archiviazione elettronica memorizzando i file nel suo protocollo interno e associandoli come allegati a Eventi e Organizzazioni. Il Modulo Protocollo Informatico affianca a questa "protocollazione debole" normalmente utilizzata da MKT-Director CRM anche una "protocollazione forte" aderente alle metodologie, tecnologie e standard previsti dal DPR 445/2000 e dalla circolare AIPA 28/2001.

La normativa di riferimento per il Protocollo Informatico è il Decreto del 14 ottobre 2003 (G.U. n. 249 del 25.10.03), con il quale vengono approvate le "Linee Guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi". L'adozione del Protocollo Informatico è obbligatoria per tutte le Pubbliche Amministrazioni a partire dal 1 gennaio 2004 (almeno per il cosiddetto nucleo minimo, ossia l'automazione del registro di protocollo) ma può essere utile anche ad aziende ed enti privati che vogliano avere a disposizione uno strumento di documentazione dei flussi informativi aderente ai più elevati standard di sicurezza ed opponibile a terzi.

Il modulo Protocollo Informatico di MKT-Director CRM si integra con le consuete funzionalità di Director senza complicare il normale utilizzo del software e consentendo agli utenti di accedere in tempo reale alle informazioni e ai documenti sia protocollati sul Protocollo Informatico ufficiale sia inseriti nei normali archivi di MKT-Director.

MKT-Director facilità e ottimizza l'utilizzo del Protocollo Informatico consentendo agli utenti un più facile acceso ai documenti protocollati rendendoli disponibili secondo gli schemi organizzativi tipici di Director e quindi legati alle Organizzazioni e ai Processi con relativi eventi e scambi informativi.

(Questo Modulo è attualmente in via di revisione sarà reso disponibile a breve)

Modulo PDF-Converter

Come creare un file PDF con MKT-PDF Converter
Trasformare un qualsiasi documento Windows (lettera, foglio di calcolo, immagine ecc.) in un file PDF equivalente è semplice quanto stampare il documento su carta: bisogna stampare il documento sulla stampante locale "MKT-PDF Converter".

Ad esempio per trasformare in PDF un documento di Microsoft Word si procede come segue:
   - aprire il file Word - selezionare File / Stampa
   - selezionare la stampante con nome "MKT-PDF Converter"
   - cliccare il pulsante "OK" per procedere con la stampa
Immediatamente si apre una nuova finestra "Invia a MKT-Director":
   - attendere che la stampa venga completata
   - nella casella "Nome" digitare un nome a piacere per il nuovo file PDF
   - cliccare sul pulsante Apri Cartella (barra in alto) per aprire la cartella di destinazione
   - cliccare sul pulsante "Invia" per trasferire il file PDF nella cartella di destinazione.

Istruzioni per l'installazione di MKT-PDF Converter
MKT-PDF Converter richiede l’installazione del software MKT-Director PIM. Per installare MKT-Director PIM si deve:

   1)   Scaricare il programma di installazione di MKT-Director PIM alla pagina https://www.mkt.it/office/download-pim.htm
   2)   Salvare il programma di installazione in una cartella temporanea o sul Desktop;
   3)   Eseguire il programma di installazione facendo doppio click sul file salvato;
   4)   Seguire le istruzioni a video confermando le scelte proposte;
   5)   Avviare MKT-Director PIM;
   6)   Nella maschera “REGISTRAZIONE” del menù “Guida” inserire il Numero di Serie Licenza  di MKT-Director PIM, poi cliccare sul pulsante “Richiesta Codice di Registrazione via Internet” per completarne la registrazione;
   7)   Inserire il “Codice di Registrazione” pervenuto in email;
   8)   Riavviare il PC.

Ora tra le icone piccole che compaiono nell’angolo in basso a destra dello schermo di Windows troviamo una nuova icona (un rettangolino bianco a forma di busta): corrisponde al programma MKT-PopUp che rimane residente e consente il corretto funzionamento di MKT-PDF Converter.

Nell’elenco delle stampanti di Windows compare la nuova stampante “MKT-PDF Converter”, utilizzabile per stampare qualsiasi documento Windows, quali ad esempio una lettera tramite Microsoft Word o una pagina internet tramite Internet Explorer.
Se la stampante “MKT-PDF Converter” non compare nella lista, cliccare con il tasto destro del mouse sull’icona di MKT-PopUp, selezionare “Configura / PDF” e cliccare sul pulsante “Installa PDF Converter”.