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Archiviazione Ottica Sostitutiva

Archiviazione Ottica e
Conservazione Sostitutiva


Archiviazione Ottica e Unified Messaging

Programma Archiviazione Ottica
Software di archiviazione ottica documenti e CRM integrato
Il programma archiviazione ottica documenti MKT-Director è un software professionale con funzionalità semplici ed intuitive per una facile rintracciabilità delle informazioni in Rete. Il programma archiviazione ottica documenti registra su un unico database tutta la memoria storica dell'ufficio per una facile rintracciabilità futura. E' la soluzione definitiva per le tue esigenze di archiviazione ottica.

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Sistema di Archiviazione Ottica Documentale (DMS)
La seguente figura illustra lo schema generale di funzionamento di un sistema di gestione documentale.

Sistema di Archiviazione Ottica Documentale
Scenari Applicativi dell'Archiviazione Ottica Sostitutiva
Gli Scenari Applicativi previsti si possono classificare in due principali categorie.

La prima riguarda i Sistemi Dipartimentali Aziendali che richiedono una abilitazione alle capacità di Firma e Verifica, con una gestione semplificata in Intranet di Chiavi/Certificati.
La seconda categoria estende semplicemente tali funzionalità integrando il Sistema Documentale con un vero e proprio accesso a Certification Authority pubbliche. In più il sistema permette l’implementazione di una Suite Amministrativa per consentire la trasformazione di Archivi preesistenti o di nuova costituzione alle Normative CNIPA su Archiviazione Sostitutiva.

Il Primo scenario prevede:
  -  L’attivazione da una interfaccia client DMS (Document Management System) delle funzionalità di Firma Elettronica, da applicare al documento corrente (multi-formato, sia immagine che elettronico);
  -  Si può operare sia in modo interattivo sia in modalità batch. Nel primo caso si intendono le interfacce grafiche con una apposita button di “SIGN” attraverso il quale viene apposta la firma dell’utente precedentemente autenticato. Nel secondo caso si lascia la possibilità al responsabile dell'archiviazione sostitutiva di interrompere il flusso per il controllo dell'archiviazione in ogni momento;
  -  L’attivazione da una interfaccia client DMS delle funzionalità di Verifica della Firma Elettronica, da applicare al documento corrente (multi-formato, sia immagine che elettronico);
  -  Tramite un button di “VERIFY SIGNATURE” viene controllata la validità della firma apposta sul documento correntemente visualizzato;
  -  L’utilizzo di un sistema di gestione chiavi/certificati, per funzionalità di  Registration Authority, al fine di eseguire tutte le gestioni ufficiali di Chiavi/Certificati con Autorità/Responsabilità esterne e riconosciute  (WAN,  Internet), compatibili con CA eterogenee, con accesso a strumenti/ambienti di RA/CA Ufficiali e/o device specializzati tipo Smart Card;

Il secondo scenario applicativo prevede:
Funzionalità amministrative volte alla:
  -  Gestione dell'Archiviazione Ottica Sostitutiva
  -  Operazione di Collaudo – Gestione Errori
  -  Chiusura del Media

Programma di Archiviazione Ottica Sostitutiva KArchive
Il software di conservazione sostitutiva KArchive ha una serie di funzionalità innovative che gli consentono di essere versatile e scalabile. Si compone di 3 moduli.
1) KArchive Engine si occupa della generazione di lotti separati per azienda e tipo documento e della popolazione di un file di chiusura per ogni lotto contenente le informazioni necessarie ad una corretta conservazione, così come richiesto dalla normativa. L’Engine è in grado di lavorare in modalità unattended grazie ad uno scheduler delle chiusure dei lotti configurabile in base alla tipologia dei documenti trattati. E’ inoltre possibile chiudere i lotti manualmente per far fronte ad eventuali ritardi di fatturazione. Karchive Engine può utilizzare sia Smart-Card che Hsm per gestire vari tipo di carichi di lavoro. E’ inoltre possibile scegliere se firmare tutti i documenti oppure firmare solo il file di chiusura, che verrà anche marcato temporalmente. Ogni utente può essere configurato per lavorare separatamente e indipendentemente l’uno dall’altro, cosa che rende possibile la parallelizzazione delle operazioni di conservazione su più postazioni concorrenti.
2) KArchive viewer consente la ricerca dei documenti inseriti nei lotti e la relativa validazione della corretta conservazione con la possibilità di visualizzare tutte le informazioni relative alla firma e alla marcatura temporale del file di chiusura. Questo viewer consente di rendere autoconsistenti i supporti creati.
3) KArchive web mette a disposizione sul web i documenti appartenenti ai lotti generati e chiusi. Consente la ricerca a partire dagli indici oppure a partire dall’appartenenza al lotto. Inoltre per ogni documento è possibile verificarne la corretta conservazione così come avviane nel viewer. Anche la parte web prevede la profilazione degli utenti per permettere la visibilità dei soli documenti che sono ad esso accessibili. Il modulo web ha lo scopo di mantenere lo storico dei documenti trattati in modo da renderne possibile la ricerca sull’intero periodo di conservazione.

Servizio Archiviazione Ottica Sostitutiva Online
MKT esegue in outsourcing l’intero ciclo di conservazione sostitutiva fatture PA, fatture attive e passive analogiche e di altri documenti aziendali che il cliente intende conservare.
Approfondimenti >>>>

 
  
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