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Caratteristiche di rilievo
Elaborazione
unattended dei documenti
Chiusura dei
lotti gestita in base a schedulazione
Separazione
documenti per Azienda e tipo documento
Multiutenza e
parallelizzazione dei processi di conservazione
Possibilità
di firmare tutti i documenti o solo il file di chiusura
Visualizzatore stand alone per supporti auto consistenti
Modulo web per la visualizzazione e verifica dei documenti conservati
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Aderenza alla normativa ministeriale CNIPA sulla Conservazione
Sostitutiva
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K-Archive è aderente alle normative CNIPA (Centro Nazionale per
l'Informatica nella Pubblica Amministrazione) in tutte le sue parti, in
particolare è conforme alla
delibera n°11/2004 del CNIPA 19.2.2004 ed
alle relative Note Esplicative.
K-Archive, ai sensi dei commi 2 e 3 dell’articolo 5, consente di
delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle attività di
Conservazione Sostitutiva ad una o più persone che, per competenza ed
esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse
delegate. Il processo di Conservazione Sostitutiva può essere affidato,
in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono
tenuti ad osservare quanto previsto dalla delibera stessa (outsourcing
del processo di Conservazione Sostitutiva).
In ottemperanza al comma 1 dell’articolo 4, K-Archive consente di
memorizzare su supporti idonei alla Conservazione l’immagine dei
documenti e le impronte degli stessi terminando con l’apposizione sui
singoli documenti del Riferimento Temporale e della Firma Digitale del
Responsabile di Conservazione. Appone inoltre, sull’insieme delle
impronte (l’indice dei documenti contenente le impronte), la Firma
Digitale e la Marca Temporale richiesta ad una TSA (Time Stamping
Authority).
Nel caso di Documenti Analogici Originali Unici, in base all’articolo 4
comma 2, il processo di Conservazione Sostitutiva termina con
l’ulteriore apposizione della Marcatura Temporale e della Firma Digitale
da parte del Pubblico Ufficiale, per attestare la conformità di quanto
memorizzato al documento di origine.
In base al comma 1 dell’articolo 6 relativo all’obbligo di Esibizione,
K-Archive consente di rendere leggibili (visualizzabili) i documenti
archiviati in qualunque momento presso il sistema di Conservazione
Sostitutiva e, su richiesta, di stamparlo o di salvarlo esternamente su
opportuno supporto. E’ possibile masterizzare dispositivi ottici “autoconsistenti”
che permettono la consultazione del singolo lotto di documenti e la
visualizzazione del singolo documento anche in modalità “stand-alone”.
In particolare è possibile visionare il contenuto del Supporto di
Conservazione utilizzando la funzione di esplorazione di K-Archive. E’
inoltre attuabile una ricerca mirata del documento a partire dagli
indici ad esso associati. La ricerca con esito positivo indica in quale
Lotto di Conservazione risiede fisicamente il documento ricercato
consentendone l’Esibizione, la verifica della Firma Digitale del
Responsabile della Conservazione e la stampa. |
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Il software di Conservazione
Sostitutiva
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K-Archive è progettato come un software a disposizione di un qualsiasi
produttore di documenti (sia esso un applicativo gestionale, un DMS (Document
Management System) o qualunque piattaforma di gestione documentale).
K-Archive è un prodotto web based e gli utenti accedono all’applicazione
attraverso Internet Explorer. L’accesso degli utenti abilitati alla
consultazione degli archivi di Conservazione Sostitutiva potrà essere in
modalità remota.
K-Archive è organizzato come un applicativo autonomo che in se racchiude
tutte le esigenze per un completo processo di Conservazione Sostitutiva.
E' già dotato di un proprio Data Base Postgre e può utilizzare altri
Data Base come Oracle, DB2 e SQL Server per gestire l’archivio di
Conservazione Sostitutiva in modo separato da ogni altro Data Base di
gestione documentale. Questa architettura permette di selezionare i
documenti che debbono essere Conservati in modalità Sostitutiva e di
creare un “archivio ufficiale” separato dall’archivio di lavoro in cui
possono essere presenti documenti che non richiedono di essere
conservati secondo le norme vigenti (o che può essere conveniente non
archiviare).
Affinché la Conservazione possa essere definita Sostitutiva è necessario
che:
- Il documento in forma statica (PDF, Tiff, ecc.) sia
corredato di Impronta o di Firma Digitale del Responsabile della
Conservazione e che siano registrati (documento e impronta, con o senza
Firma Digitale) su supporto idoneo alla conservazione. Attraverso uno
specifico parametro di configurazione, oltre al calcolo dell’impronta
per ogni singolo documento (Hash), può essere apposta la Firma Digitale.
- Venga apposto il riferimento temporale per ogni documento
archiviato.
- Nel caso di documenti analogici unici dovrà essere prevista
la Firma Digitale di un Pubblico Ufficiale.
K-Archive contiene tutte le funzioni crittografiche per apporre la Firma
Digitale sui documenti; fornisce supporto per la gestione dei
certificati/chiavi (revoca, rinnovo, ecc.) dei Responsabili di
Conservazione, degli Operatori e dei Pubblici Ufficiali che possono
operare con l’applicativo secondo una profilazione specifica e definita
dall’amministratore dell’applicazione.
La profilazione degli utenti permette di rispettare i corretti livelli
di privacy in relazione ai tipi di dati conservati, di assegnare ad
ognuno degli operatori abilitati all’uso di K-Archive specifici compiti
e di permettere specifiche operazioni sui documenti (passaggio in
conservazione, consultazione, riversamento, ecc.).
K-Archive può utilizzare Smart Card emesse da una qualsiasi delle CA (Certification Authority)
iscritte all’albo CNIPA. Inoltre è possibile utilizzare, in
sostituzione, dei dispositivi di firma individuali e quando i volumi di documenti da trattare sono
particolarmente elevati, dispositivi HSM (Hardware Security Module). La selezione del dispositivo
di firma disponibile (Smart Card o HSM) potrà essere definito in
qualunque momento da apposito menù di configurazione.
K-Archive effettua in modo automatico o manuale, definibile da menù di
configurazione, la richiesta della Marca Temporale ad una delle TSA
autorizzate nella fase di chiusura del Lotto di Conservazione.
K-Archive, con opportuno menù di configurazione, può utilizzare una
qualsiasi delle TSA disponibili (es:
Infocamere o
Actalis).
“L’apposizione della marca temporale prima della firma
digitale trova motivazione nella necessità di bloccare ad una certa data
il contenuto dei documenti memorizzati e conservati, realizzando il
cosiddetto ‘file di chiusura’ “. (Note Esplicative alla Deliberazione
CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004)
K-Archive genera dei Lotti di Conservazione coerenti, per dimensioni,
con gli eventuali media ottici che possono essere utilizzati per la
generazione di copie (di back-up o da rilasciare ai titolari
dell’archivio in caso di outsourcing). In fase di configurazione è
possibile includere in ogni Lotto uno specifico Viewer per la ricerca e
l’identificazione dei documenti in modalità stand alone (per le copie su
media ottico). K-Archive genera in output Lotti di Conservazione su file
system organizzabili in fase di configurazione del prodotto. Sarà cura
del Responsabile della Conservazione generare per ogni Lotto i relativi
supporti ottici, se previsto (masterizzazione).
K-Archive mette a disposizione le funzioni di Riversamento Diretto e
Riversamento Sostitutivo per il trasferimento dei Lotti di Conservazione
ad altri media (diretto) o per una diversa rappresentazione dei
documenti conservati (sostitutivo).
K-Archive prevede una specifica postazione (profilo utente) per
garantire l’esibizione dei documenti conservati in caso di ispezione.
Tale postazione sarà riservata al personale incaricato dell’ispezione.
Il Modulo Base di K-Archive può gestire la Conservazione Sostitutiva di
una figura giuridica (singola società). All’interno della Singola
Società sarà possibile definire le tipologie documentali omogenee che
saranno Conservate in Modalità Sostitutiva.
K-Archive Modulo Multi Società
Il modulo Multi Società di K-Archive permette la gestione di più figure
giuridiche (Società) con la stessa applicazione. Utilizza le funzioni
del Modulo Base, che deve essere incluso nella licenza, e assicura la
completa separazione dei processi di Conservazione Sostitutiva per ogni
figura giuridica prevista.
Lo stesso livello di separazione è garantito anche per gli utenti
abilitati e per qualunque funzione, all’uso del prodotto. Per ogni
figura giuridica processata sarà possibile definire Responsabili della
Conservazione, utenti specifici, ecc. abilitati solo per una determinata
società.
K-Archive Modulo Active Director
Il modulo aggiuntivo Active Director di K-Archive permette
l’integrazione della profilatura utenti dell’applicativo con Active
Director di Microsoft permettendo la centralizzazione della gestione
utenti e delle relative permissions. Questo modulo assicura
l’integrazione automatica tra Active Director e K-Archive. L’utilizzo di
K-Archive e l’accesso alle relative funzioni sarà condizionato dai
parametri forniti da Active Director. |
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L'Architettura del Sistema K-Archive
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K-Archive viene alimentato da un flusso di documenti corredati dai metadati
(presenti in files .inx) tramite la presenza di un “basket” o directory. Il file
contenete i metadati non è altro che un file in formato XML, strutturato in modo
tale da poter contenere differenti metadati strettamente legati al documento da
archiviare. Nella figura seguente è riportato lo schema funzionale del sistema.
K-Archive si fa carico di eseguire tutte le operazioni previste dalla
legge immettendo i metadati in un DB (Oracle, SQL server, DB2 o Postgre) e
indicizzando ogni documento inserito in modo ordinale crescente.
Al documento è possibile apporre sia la Firma Digitale con il Riferimento
Temporale sia la semplice impronta con riferimento temporale, previsti dalla
legge, in modalità automatica. Tale processo viene attivato dal Responsabile
della Conservazione, il quale non deve fare altro che autenticarsi e dare inizio
all’operazione di “firma massiva” inserendo il pin della propria Smart Card.
Per numeri elevati di documenti (oltre 500.000 annui), quando sia stato deciso di
apporre la Firma Digitale al singolo documento, è consigliato l’uso di un
dispositivo hardware HSM che consente di velocizzare notevolmente l’operazione
di firma massiva.
Il Responsabile della Conservazione ha anche la facoltà di decidere in qualunque
momento di fermare il processo.
K-Archive associa il documento processato a un Lotto di Conservazione che potrà
eventualmente essere copiato (masterizzato) su media che possono essere
liberamente configurati dal Responsabile della Conservazione.
Al termine della firma dei documenti (o della generazione delle Impronte), per
il Lotto di riferimento, viene creato il file di chiusura e di indice e viene
apposta la Marcatura Temporale tramite connessione internet a una TSA.
Nel file di chiusura sono inoltre presenti tutte le informazioni inerenti
l’identità personale del Responsabile della Conservazione (di colui che ha
effettuato il processo).
Dopo tali operazioni il Lotto sarà duplicato in almeno due copie (Primario e di
Backup) opportunamente catalogati.
Tutte le informazioni contenute nei Lotti (o nei media se masterizzati - CD,
DVD, altro…) e i documenti archiviati sono consultabili direttamente da
K-Archive, il quale consente una interrogazione e ricerca sul DB per
identificare il Lotto (o Media) sul quale risiede il documento cercato (ricerca
possibile grazie ai metadati residenti nel DB). Dopo tale operazione (e
inserendo il media off-line se si tratta di CD/DVD) è possibile visualizzare il
documento e verificarne l’impronta (o la firma) e l’autenticità.
K-Archive gestisce anche le operazioni di “riversamento”: consente di trasferire
tutti i dati presenti nel Lotto su qualsivoglia nuovo supporto a norma di legge.
Questa funzione permette il Riversamento Diretto o Sostitutivo così come
previsto dalle Norme.
Tutte le operazioni che il Responsabile della Conservazione è tenuto a fare o
controllare, secondo le normative vigenti, sono accessibili da K-Archive da un
menù che comprende le seguenti sezioni:
- Gestione degli UTENTI
- Gestione dei LOTTI
- ARCHIVIAZIONE MASSIVA
- COLLAUDO
- CHIUSURA del supporto
- ESPLORAZIONE del disco ottico
- RICERCA di documenti a partire dai metadati
- Operazione di RIVERSAMENTO
Per ogni utente è possibile definire un ruolo specifico come delega di alcune
delle responsabilità proprie del Responsabile della Conservazione. I possibili
ruoli contemplati in K-Archive per gli utenti che si possono connettere al
sistema sono i seguenti:
- Operatore di Archiviazione
- Operatore abilitato alla presa visione dei documenti
- Pubblico Ufficiale (solo per i documenti unici)
- Operatore abilitato alla chiusura dei supporti
- Amministratore del sistema
- Responsabile di archiviazione
- Operatore abilitato al riversamento
In base alle abilitazioni e ai ruoli indicati, al momento del log-in al sistema
verranno presentate solo le sezioni del menù che possono essere utilizzate dal
relativo operatore.
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La gestione dei documenti
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Nella figura sottostante è riportato uno schema a macroblocchi per la
gestione dei documenti dalla loro origine fino alla loro Conservazione
Sostitutiva a norma di legge.
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Le funzionalità di K-Archive
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La console di controllo per il responsabile della conservazione ed
eventualmente per il pubblico ufficiale è destinata a gestire le seguenti
attività:
· Attività di configurazione
- dei supporti
- (tipo supporto, casa produttrice, fornitore, capacità,
....)
- (identificatore supporto, tipologia, dichiarazione
conformità, ...)
- degli utenti
- utenti (nominativo, ruolo, certificato ...)
· funzione responsabile archiviazione
· funzione archiviatore
· funzione collaudatore
· funzione Pubblico Ufficiale
· funzione operatore di chiusura
· funzione amministratore
· funzione CA
· privilegi (attività consentite alle varie funzioni, password, ...)
- delle firme
- generazione e abilitazione chiavi utenti del sistema
· Attività di produzione supporti sostitutivi
- Visualizzazione supporti
“aperti”
- Per ogni supporto visualizzazione stato
supporto e relativi documenti archiviati con informazioni principali:
- numero d’ordine di registrazione nel supporto
- codice documento (es. numero protocollo)
- istanza e versione
- tipologia (comprende l’essere un originale che deve essere
autenticato dal Pubblico Ufficiale)
- Selezione originale da
autenticare, per visualizzazione e autentica
- Attivazione collaudo completo o
parziale
- Attivazione chiusura di supporto: chiusura e
trasmissione a DMS
- Generazione firme PU e
trasmissione a DMS
· Attività di riversamento
- Scelta supporto da riversare
- Scelta tipo riversamento
- Sostitutivo (cambio formato)
- Diretto (cambio tecnologia)
- Attivazione riversamento
- Eliminazione di un supporto
· Attività ausiliarie (mediante aggancio a
funzionalità di base fornite dal DMS)
- Visualizzazione stato supporto
- Accesso (recupero e verifica)
a registrazione, anche sostituita o sorgente, con visualizzazione delle
relative informazioni di controllo e di chiusura
- Visualizzazione a
registrazione, anche sostituita o sorgente
- Stampa registrazione
- Produzione supporto per esibizione
documento
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Schema della Conservazione Sostitutiva K-Archive
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Nella figura sottostante viene riportato lo schema funzionale di
K-Archive.
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Scarica la
documentazione in PDF |
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MKT si riserva in ogni momento di modificare le
informazioni contenute in questo documento |
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