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Il Cliente assegna a MKT l’incarico di effettuare la Conservazione Sostitutiva dei propri Documenti
in conformità a quanto previsto dalla normativa DigitPa
(ex CNIPA). Il Processo di Conservazione Sostitutiva viene erogato da MKT su proprie infrastrutture
tecnologiche appropriate all'importanza e alla rilevanza del processo e della tipologia documentale trattata e consiste nei seguenti passi operativi
concordati tra il Cliente e MKT, indispensabili per la corretta erogazione del servizio.
DATA DI INIZIO DEL SERVIZIO
Il Servizio di Conservazione Sostitutiva nel pieno rispetto delle norme vigenti in materia potrà iniziare solo e soltanto dal primo giorno lavorativo
del mese successivo alla sottoscrizione del Contratto relativo al "Servizio CSD" per il Processo di Conservazione Sostitutiva dei Documenti.
PRODUZIONE DEI DOCUMENTI
E’ esclusiva responsabilità del Cliente la produzione e l'invio dei Documenti che dovranno essere trattati nel Processo di Conservazione Sostitutiva. Egli
provvederà con la massima puntualità e scrupolo alla produzione e all’invio dei Documenti che deciderà di Conservare in modalità Sostitutiva secondo
quanto specificato nel Manuale delle Procedure della Conservazione Sostitutiva fornito da MKT. L’invio dei documenti da portare in Conservazione
avverrà con modalità tecniche concordate con MKT. La data di ricezione dei dati
da parte di MKT costituisce Data di Ricezione.
PERIODO TEMPORALE DI INVIO
Al fine di adempiere agli obblighi temporali di legge riguardanti
la Conservazione, è esclusiva responsabilità del Cliente rispettare il Periodo Temporale di
invio concordato con MKT. Salvo accordi
particolari, i documenti da inserire in Conservazione devono essere inviati a MKT entro
7 giorni calendariali dalla loro scadenza di conservazione (che ad esempio per
le fatture attive è di 15 giorni dalla data di generazione).
PERIODO DI ELABORAZIONE
MKT garantisce al Cliente che i documenti inviati saranno elaborati entro e non oltre 6 giorni calendariali dalla Data di
Ricezione. MKT si impegna
ad apporre settimanalmente la Marcatura Temporale sui lotti dei documenti ricevuti dal Cliente entro le ore 24.00 del sesto giorno calendariale successivo a quello di
ricezione.
MANTENIMENTO DATI
Per verificare la correttezza dei dati, MKT rende disponibile sul proprio sito
Internet, nell'area riservata all'utente, le informazioni relative ai lotti
conservati con le relative immagini dei documenti.
I dati vengono conservati con valore legale presso i sistemi di MKT. Entro
luglio di ogni anno MKT provvederà ad inviare al Cliente due supporti ottici
(originale e copia) contenenti tutti i lotti con i documenti relativi all'anno
precedente. Con la certificazione della consegna dei supporti ottici annuali
termina la responsabilità di MKT relativamente alla conservazione dei lotti
dell'anno precedente.
RESPONSABILITA’
MKT si impegna a fornire il servizio di Conservazione Sostitutiva in conformità a quanto previsto dal contratto relativo al
"Servizio CSD" per il processo di conservazione sostitutiva dei documenti a rilevanza fiscale e legale e garantisce al Cliente la
piena rispondenza degli archivi prodotti alle norme in vigore al momento della loro generazione. Il Cliente dichiara di approvare le azioni tecniche
e organizzative previste nel Manuale delle procedure della conservazione sostitutiva comprensivo delle Specifiche Tecniche e Modalità Operative della
conservazione in outsourcing fornito da MKT.
Il Cliente dichiara che, con la consegna dei supporti ottici annuali, sarà l’unico depositario dei
documenti conservati in modalità Sostitutiva e manleva MKT da ogni
onere relativo alla conservazione di copie dei documenti trattati nell’erogazione del
"Servizio CSD". |
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