Archiviazione
Elettronica Documenti
MKT-Director CRM effettua l’Archiviazione Elettronica Documenti
memorizzando i file nel suo Protocollo e associandoli come
allegati a Eventi e Organizzazioni. L’archiviazione elettronica
dei documenti è un processo distinto e propedeutico alla conservazione
sostitutiva.
Il modulo K-Archive per la Conservazione Sostitutiva dei Documenti di
MKT-Director CRM utilizza un software specifico per l'apposizione
della firma elettronica con valore legale e per la cifratura a
protezione delle informazioni riservate. Il Modulo K-Archive aggiunge
quindi all'Archiviazione Elettronica Documento la Conservazione
dei Documenti conforme ai requisiti della legge italiana e
europea (secondo gli standard tecnici previsti dalla Deliberazione
CNIPA
11/2004 e successive note esplicative) per dare valore legale
a tutti i documenti dell'azienda che si possono rintracciare
facilmente in rete locale e remota tramite MKT-Director. Il software
assolve alle
Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti
su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti
agli originali (sostituisce la Delibera AIPA n. 42/2001).
Validità Probatoria della Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva, con l'utilizzo della Marca Temporale
apposta da enti terzi certificati dallo Stato Italiano permette
l'opposizione a terzi della data di esistenza di un documento
Conservato. In altri termini è l'esatto equivalente della Data Certa
per i documenti Cartacei. Tale accorgimento (o precauzione) in caso
di contenzioso permette di dimostrare inconfutabilmente l'esistenza
di un documento "ante contenzioso" e quindi diligentemente
conservato e archiviato prima dell'insorgere del contenzioso stesso.
La Conservazione Sostitutiva, agli effetti legali probatori, è del
tutto equivalente alla esibizione del documento originale cartaceo,
vista l'apposizione della Firma Digitale che garantisce la perfetta
corrispondenza all'originale e l'immodificiabilità della copia così
ottenuta nel tempo. I documenti conservati in modalità sostitutiva
hanno valore probatorio a tutti gli scopi di legge e garantiscono
validità per ogni opposizione a terzi fatto salvo l'onere della
prova di falso da dimostrarsi dalla parte avversa (c.f.r.
TU 445 2000
Art. 10).
Note
esplicative della Deliberazione CNIPA 11/2004
Note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e
conservazione dei documenti su supporto ottico.
Compiti del Responsabile della Conservazione Sostitutiva dei Documenti
In base all’art. 5 della deliberazione 19 febbraio 2004 il
responsabile della conservazione ha i seguenti compiti:
A) Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di
conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o
informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza
conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di
sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione,
anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;
B) Archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure
elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le
seguenti informazioni:
1) Descrizione del contenuto dell'insieme
dei documenti;
2) Estremi identificativi del responsabile
della conservazione;
3) Estremi identificativi delle persone
eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con
l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
4) Indicazione delle copie di sicurezza;
C) Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi
in gestione nelle eventuali diverse versioni;
D) Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in
gestione;
E) Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del
sistema preposto al processo di conservazione e delle copie di
sicurezza dei supporti di memorizzazione;
F) Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia
previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le
risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
G) Definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per
l'apposizione del riferimento temporale;
H) Verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni,
l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario,
al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
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