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Archiviazione Elettronica Documenti
MKT-Director CRM effettua l’Archiviazione Elettronica Documenti memorizzando i file nel suo Protocollo e associandoli come allegati a Eventi e
Organizzazioni. L’archiviazione elettronica dei documenti è un processo distinto e propedeutico alla conservazione sostitutiva.
Il modulo K-Archive per la Conservazione Sostitutiva dei Documenti di MKT-Director CRM utilizza un software specifico per l'apposizione della firma
elettronica con valore legale e per la cifratura a protezione delle informazioni riservate. Il Modulo K-Archive aggiunge quindi all'Archiviazione
Elettronica Documento la Conservazione dei Documenti conforme ai requisiti della legge italiana e europea (secondo gli standard tecnici previsti
dalla Deliberazione CNIPA 11/2004 e successive note esplicative) per dare
valore legale a tutti i documenti dell'azienda che si possono rintracciare facilmente in rete locale e remota tramite MKT-Director. Il software
assolve alle Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli
originali (sostituisce la Delibera AIPA n. 42/2001).
Validità Probatoria della Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva, con l'utilizzo della Marca Temporale apposta da enti terzi certificati dallo Stato Italiano permette l'opposizione a
terzi della data di esistenza di un documento Conservato. In altri termini è l'esatto equivalente della Data Certa per i documenti Cartacei. Tale
accorgimento (o precauzione) in caso di contenzioso permette di dimostrare inconfutabilmente l'esistenza di un documento "ante contenzioso" e quindi
diligentemente conservato e archiviato prima dell'insorgere del contenzioso stesso. La Conservazione Sostitutiva, agli effetti legali probatori, è
del tutto equivalente alla esibizione del documento originale cartaceo, vista l'apposizione della Firma Digitale che garantisce la perfetta
corrispondenza all'originale e l'immodificiabilità della copia così ottenuta nel tempo. I documenti conservati in modalità sostitutiva hanno valore
probatorio a tutti gli scopi di legge e garantiscono validità per ogni opposizione a terzi fatto salvo l'onere della prova di falso da dimostrarsi
dalla parte avversa (c.f.r. TU 445 2000 Art. 10).
Note esplicative della Deliberazione CNIPA
11/2004
Note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico.
 Compiti del Responsabile della Conservazione
Sostitutiva dei Documenti
In base all’art. 5 della deliberazione 19 febbraio 2004 il responsabile della conservazione ha i
seguenti compiti:
A) Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da
conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di
tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;
B) Archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti
informazioni:
1) Descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti;
2) Estremi identificativi del responsabile della conservazione;
3) Estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle
stesse assegnati;
4) Indicazione delle copie di sicurezza;
C) Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
D) Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
E) Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione e delle copie di sicurezza dei
supporti di memorizzazione;
F) Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le
risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
G) Definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale;
H) Verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario,
al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
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