Conservazione Documenti
Informatici
La Conservazione
Documenti diventa facile con il software MKT-Director
per la gestione degli archivi informatici aziendali.
Il
programma MKT-Director CRM con i suoi moduli aggiuntivi permette la Conservazione
Documenti aziendali con valore legale tramite la gestione dei documenti elettronici
con il protocollo informatico. Il software MKT-Director CRM effettua la
Conservazione Documenti salvando in sicurezza i file nel Protocollo
per poi associarli
a Eventi, Referenti e Organizzazioni. Il modulo opzionale K-Archive per la Conservazione Sostitutiva Documenti
utilizza un programma specifico per la firma elettronica a valore legale e per la
sicurezza delle informazioni riservate. Il modulo K-Archive aggiunge
quindi all'Archiviazione dei Documenti anche la Conservazione
Sostitutiva Documenti in conformità ai requisiti previsti dal CNIPA.
Schema della conservazione
documenti con il software K-Archive
La conservazione sostitutiva dei
documenti informatici
La deliberazione n° 11 del 19 Febbraio 2004 del Centro Nazionale
dell’Informatica per la Pubblica Amministrazione (CNIPA) aggiorna la
normativa italiana in tema di di archiviazione ottica sostitutiva.
In ottemperanza alle precedenti (13 dicembre 2001 deliberazione AIPA
n° 42, 30 luglio 1998 deliberazione AIPA n° 24 ) e attuali
normative, MKT fornisce un’infrastruttura denominata
K-Archive conservazione sostitutiva che rappresenta
un’implementazione, sul piano procedurale ed informatico, delle
Regole tecniche del CNIPA.
In particolare tale sistema si avvale delle opportune tecniche
crittografiche per la realizzazione delle funzionalità di Firma
Digitale, fornisce supporto per la gestione dei certificati/chiavi
dei responsabili di archiviazione, operatori e pubblici ufficiali
che operano all’interno del sistema di archiviazione e per il
trattamento e custodia delle informazioni relative alle quantità
crittografiche che dovranno essere integrate negli archivi digitali
su media ottici o magneto-ottici.
Il prodotto si configura come un servizio a disposizione di
qualsivoglia piattaforma, applicativo e Sistema di Document
Management (DMS). Fornisce le funzionalità di gestione delle
strutture aggiuntive necessarie all’archiviazione sostitutiva, rende
disponibili le interfacce verso infrastrutture PKI per la Firma
Digitale (Certification Authority), e le interfacce programmabili
per l’integrazione tra il DMS e il servizio stesso.
Un ulteriore aspetto del prodotto è quello di fornire una
interfaccia verso le procedure crittografiche standard ai client
destinati alla produzione dei documenti elettronici consentendo la
gestione di documenti firmati PKCS#7, fornendo la possibilità di
integrare queste procedure crittografiche in prodotti standard di
produttività individuale o in applicazioni realizzate ad hoc.
Il prodotto K-Archive ha come oggetto la realizzazione di un insieme
di funzionalità atte a consentire l’archiviazione documentale
sostitutiva.
Il responsabile d’archiviazione ed eventualmente un pubblico
ufficiale (Notaio) apporranno la propria firma sulla versione
digitalizzata di documenti precedentemente esistenti in originale
analogo (cartaceo…) o elettronico. Affinché poi, l’archiviazione
possa essere definita sostitutiva è necessario che:
· il documento così ottenuto sia corredato di firma digitale del
responsabile e che siano registrati entrambi su supporto ottico o
magnetico-ottico.
· venga apposto il riferimento temporale sullo stesso media.
· nel caso di documenti analogici unici la firma del notaio.
“L’apposizione del riferimento temporale prima della firma
digitale trova motivazione nella necessità di bloccare ad una certa
data il contenuto dei documenti memorizzati e conservati,
realizzando il cosiddetto ‘file di chiusura’ “. ( note
esplicative della deliberazione N°11/2004 )
Ai fini della presente deliberazione si intende per:
1. Archiviazione elettronica: processo di memorizzazione, su qualsiasi
idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti […]
univocamente identificati mediante un codice di riferimento,
antecedente all’eventuale processo di conservazione.
2. Supporto ottico di memorizzazione: mezzo fisico che consente la
memorizzazione di documenti informatici mediante l’impiego della
tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici,
DVD).
Il legislatore autorizza nel disposto sopraccitato alcune tipologie
di registrazioni.
Tipo di una registrazione è una informazione che ne specifica il
ruolo nell'archivio. I valori possibili sono:
1. Riversamento diretto: processo che trasferisce uno o più documenti
conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non
alterando la loro rappresentazione informatica. Per tale processo
non sono previste particolari modalità.
2. Riversamento sostitutivo: processo che trasferisce uno o più documenti
conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro,
modificando la loro rappresentazione informatica.
L’archiviazione è sostanzialmente la prima registrazione del
documento. Ovviamente la storia delle registrazioni deve essere
mantenuta nel supporto di memorizzazione e nel Data Base. In
particolare, l’archiviazione attraverso strumenti elettronici
permette di usare le tecniche proprie della firma digitale per
garantire l'autenticità dei documenti archiviati anche quando questi
vengono trasferiti tra supporti informatici diversi. Il fatto di
coniugare l’archiviazione documentale ed il processo di firma
digitale, permette di raggiungere due risultati di estrema
importanza:
· la possibilità di aggiornamento tecnologico del sistema di
archiviazione
· l'uso e l’esibizione dei documenti archiviati attraverso copia su
supporto informatico ed anche per via telematica.
Grazie, dunque, al regolamento che consente l'uso della firma
digitale, le nuove regole tecniche per l'archiviazione ottica
permettono di realizzare praticamente l'obiettivo della eliminazione
degli archivi, con la distruzione degli originali cartacei. I
documenti saranno conservati in supporti ottici/magnetico-ottici,
ognuno dei quali conterrà tanti atti, almeno quanti ne sono
attualmente conservati in una stanza. Tra le considerazioni più
evidenti, archiviazione ottica vuol dire eliminazione degli archivi
con la conseguenza immediata di liberare spazi enormi da destinare
ad altri usi più confacenti, minori spese, meno personale da
dedicare all'archiviazione, nonché minore spreco di carta con tutte
le conseguenze ambientali che seguiranno. |
