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Conservazione
Documenti Informatici
La Conservazione Documenti diventa facile con il
software MKT-Director per la gestione degli archivi informatici aziendali.
Il programma MKT-Director CRM con i suoi moduli aggiuntivi permette la Conservazione Documenti aziendali con valore legale tramite la gestione dei
documenti elettronici con il protocollo informatico. Il software MKT-Director CRM effettua la Conservazione Documenti salvando in sicurezza i file
nel Protocollo per poi associarli a Eventi, Referenti e Organizzazioni. Il modulo opzionale K-Archive per la Conservazione Sostitutiva Documenti
utilizza un programma specifico per la firma elettronica a valore legale e per la sicurezza delle informazioni riservate. Il modulo K-Archive
aggiunge quindi all'Archiviazione dei Documenti anche la Conservazione Sostitutiva Documenti in conformità ai requisiti previsti dal
DigitPa (ex
CNIPA).
Schema della conservazione documenti con il software K-Archive
La conservazione sostitutiva dei
documenti informatici
La deliberazione n° 11 del 19 Febbraio 2004 del Centro Nazionale dell’Informatica per la Pubblica Amministrazione (CNIPA) aggiorna la normativa
italiana in tema di di archiviazione ottica sostitutiva. In ottemperanza alle precedenti (13 dicembre 2001 deliberazione AIPA n° 42, 30 luglio 1998
deliberazione AIPA n° 24 ) e attuali normative, MKT fornisce un’infrastruttura denominata K-Archive conservazione sostitutiva che rappresenta un’implementazione, sul piano procedurale ed
informatico, delle Regole tecniche del CNIPA.
In particolare tale sistema si avvale delle opportune tecniche crittografiche per la realizzazione delle funzionalità di Firma Digitale, fornisce
supporto per la gestione dei certificati/chiavi dei responsabili di archiviazione, operatori e pubblici ufficiali che operano all’interno del sistema
di archiviazione e per il trattamento e custodia delle informazioni relative alle quantità crittografiche che dovranno essere integrate negli archivi
digitali su media ottici o magneto-ottici.
Il prodotto si configura come un servizio a disposizione di qualsivoglia piattaforma, applicativo e Sistema di Document Management
(DMS). Fornisce le funzionalità di gestione delle strutture aggiuntive necessarie all’archiviazione sostitutiva, rende disponibili le
interfacce verso infrastrutture PKI per la Firma Digitale (Certification Authority), e le interfacce programmabili per l’integrazione tra il DMS e il
servizio stesso.
Un ulteriore aspetto del prodotto è quello di fornire una interfaccia verso le procedure crittografiche standard ai client destinati alla produzione
dei documenti elettronici consentendo la gestione di documenti firmati PKCS#7, fornendo la possibilità di integrare queste procedure
crittografiche in prodotti standard di produttività individuale o in applicazioni realizzate ad hoc.
Il prodotto K-Archive ha come oggetto la realizzazione di un insieme di funzionalità atte a consentire l’archiviazione documentale sostitutiva.
Il responsabile d’archiviazione ed eventualmente un pubblico ufficiale (Notaio) apporranno la propria firma sulla versione digitalizzata di documenti
precedentemente esistenti in originale analogo (cartaceo…) o elettronico. Affinché poi, l’archiviazione possa essere definita sostitutiva è
necessario che:
· il documento così ottenuto sia corredato di firma digitale del responsabile e che siano registrati entrambi su supporto ottico o
magnetico-ottico.
· venga apposto il riferimento temporale sullo stesso media.
· nel caso di documenti analogici unici la firma del notaio.
“L’apposizione del riferimento temporale prima della firma digitale trova motivazione nella necessità di bloccare ad una certa data il contenuto
dei documenti memorizzati e conservati, realizzando il cosiddetto ‘file di chiusura’ “. ( note esplicative della deliberazione N°11/2004 )
Ai fini della presente deliberazione si intende per:
1. Archiviazione elettronica: processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti […]
univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione.
2. Supporto ottico di memorizzazione: mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti informatici mediante l’impiego della
tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD).
Il legislatore autorizza nel disposto sopraccitato alcune tipologie di registrazioni.
Tipo di una registrazione è una informazione che ne specifica il ruolo nell'archivio. I valori possibili sono:
1. Riversamento diretto: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un
altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. Per tale processo non sono previste particolari modalità.
2. Riversamento sostitutivo: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un
altro, modificando la loro rappresentazione informatica.
L’archiviazione è sostanzialmente la prima registrazione del documento. Ovviamente la storia delle registrazioni deve essere mantenuta nel supporto
di memorizzazione e nel Data Base. In particolare, l’archiviazione attraverso strumenti elettronici permette di usare le tecniche proprie della firma
digitale per garantire l'autenticità dei documenti archiviati anche quando questi vengono trasferiti tra supporti informatici diversi. Il fatto di
coniugare l’archiviazione documentale ed il processo di firma digitale, permette di raggiungere due risultati di estrema importanza:
· la possibilità di aggiornamento tecnologico del sistema di archiviazione
· l'uso e l’esibizione dei documenti archiviati attraverso copia su supporto informatico ed anche per via telematica.
Grazie, dunque, al regolamento che consente l'uso della firma digitale, le nuove regole tecniche per l'archiviazione ottica permettono di realizzare
praticamente l'obiettivo della eliminazione degli archivi, con la distruzione degli originali cartacei. I documenti saranno conservati in supporti
ottici/magnetico-ottici, ognuno dei quali conterrà tanti atti, almeno quanti ne sono attualmente conservati in una stanza. Tra le considerazioni più
evidenti, archiviazione ottica vuol dire eliminazione degli archivi con la conseguenza immediata di liberare spazi enormi da destinare ad altri usi
più confacenti, minori spese, meno personale da dedicare all'archiviazione, nonché minore spreco di carta con tutte le conseguenze ambientali che
seguiranno.
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